Mail Merge

Assalamualaikum 

Tolong simak(:

Mail Merge membantu kita untuk membuat sebuah dokumen atau surat yang isinya sama untuk penerima yang berbeda. Fitur ini sangat membantu apabila penerimanya sangat banyak. Jadi tuh gausah ngirim satu satu, kebayang lah ribetnya kaya apa:v, jaman udah maju gausah dibawa ribet tinggal kita sebagai penerapnya aja yang mempergunakannya sebaik mungkin.

Ada 2 dokumen yang dapat digunakan dalam membuat Mail Merge, yaitu:
• Dokumen Master, dokumen yang sama       untuk penerima yang berbeda.
• Data Source, yaitu dokumen khusus untuk masing masing penerima
Contoh; nama dan alamat penerima
Data Source dapat berupa Ms. Excel, Access, Contact, dan sebagainya.

Contoh; Menggabungkan Data Source dengan Dokumen Master

Pada Mailings tab, grup Start Mail Merge, klik Start Mail Merge.
 Selanjutnya kita akan memilih data source.Pada Mailings tab, grup Start Mail Merge, klik Select Recipients.Pilih Use Existing List, dan cari lokasi dokumen (Data Surat) pada kotak dialogSelect Data Source. Kemudian klik Openuntuk menampilkan kotak dialog Select Table.Pada kotak dialog Select Table, klik lembar kerja yang berisi sumber data dan pastikan kotak First row of data contains column headers dicentang. Kemudian klik OK.Sekarang kita akan menempatkan data pada masing-masing tempatnya.Taruh di kursor di bawah tulisan Kepada Yth., kemudian pada Mailings tab, grupWrite & Insert Fields, klik Insert Merge Field dan pilih Nama.Lakukan juga hal yang sama pada Alamatdan sekarang tampilan dokumen akan seperti contoh di bawah ini. 

Data ditampilkan dalam tanda kurung siku dua <<data field>>. 

Tip:Di sini kita dapat mengatur format surat, seperti memberi cetak tebal padaNama dan sebagainya.

Bila hanya data tertentu saja yang ingin dipilih, lakukan cara berikut:Pada Mailings tab, grup Start Mail Merge, klik Edit Recipient List.Di kotak dialog Mail Merge Recipients, kosongkan kotak pada daftar seperti contoh di bawah ini.Bila ada penambahan data baru di Excel, klik nama dokumen pada Data Source dan klik tombol Refresh. 

Data yang baru akan ditampilkan di daftar.Untuk melihat hasil penggabungan, klik tombol Preview Results.

Surat akan ditampilkan per data. Klik tanda panah untuk berpindah antar data.

Jika masih ada yang ingin diubah, klik lagi tombol Preview Results dan lakukan perubahan yang diinginkan. 

Sumber: www.computer1001.com